KI für Immobilienmakler: Von der Anfrage bis zum Abschluss – automatisiert

Einleitung

Montag morgens, 23 neue Anfragen im Postfach. Jede will individuell beantwortet werden. Dazu drei Exposés für neue Objekte, der Social-Media-Post für die Eigentumswohnung in der Altstadt ist überfällig, und der Eigentümer von letzter Woche wartet immer noch auf seine Markteinschätzung.

Klingt nach einem normalen Montag? Genau das ist das Problem.

Immobilienmakler verbringen einen Großteil ihrer Arbeitszeit nicht mit dem, was sie eigentlich gut können – beraten, verhandeln, Objekte verkaufen – sondern mit wiederkehrenden Aufgaben: Texte schreiben, Anfragen beantworten, Termine koordinieren, Unterlagen aufbereiten.

Viele Makler haben inzwischen ChatGPT oder ähnliche KI-Tools ausprobiert. Ein Exposé schreiben lassen, eine E-Mail formulieren – das spart durchaus Zeit. Aber mal ehrlich: Sie sitzen trotzdem noch da, kopieren Texte hin und her, passen an, verschicken manuell. Das ist besser als vorher, aber es ist nicht das, was möglich wäre.

Die eigentliche Stärke von KI liegt nicht darin, dass Sie schneller tippen. Sie liegt darin, dass Prozesse komplett automatisch ablaufen – im Hintergrund, rund um die Uhr, ohne dass Sie auch nur einen Finger rühren müssen.

In diesem Artikel zeige ich Ihnen, was das konkret bedeutet. Zuerst zwei Anwendungen, die Sie sofort selbst ausprobieren können. Und dann fünf Automatisierungen, die Ihren Makleralltag grundlegend verändern.

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Was Sie sofort selbst machen können

Bevor wir über Automatisierung sprechen, zwei Anwendungen zum Einstieg. Dafür brauchen Sie nur einen kostenlosen Account bei ChatGPT oder Claude.

Exposé-Texte in Minuten

Geben Sie die Eckdaten eines Objekts ein und erhalten Sie einen professionellen Text in unter fünf Minuten.

Beispiel-Prompt:

Erstelle einen professionellen Exposé-Text für folgende Immobilie:

• 3-Zimmer-Eigentumswohnung, 78 qm, 2. OG mit Aufzug
• Baujahr 2018, Fußbodenheizung, Balkon Südwest
• Singen-Nordstadt, ruhige Seitenstraße, 5 Min. zum Bahnhof
• Kaufpreis: 295.000 €

Ton: professionell, einladend, nicht übertrieben. Zielgruppe: junge Familien und Paare.

Statt 45 Minuten haben Sie in fünf Minuten einen soliden Entwurf. Feinschliff machen Sie selbst – Sie kennen das Objekt und die Nachbarschaft besser als jede KI.

Eigentümer-Anschreiben formulieren

Ob Kaltakquise oder Bewertungseinladung – der Text muss sitzen. Professionell, nicht aufdringlich, mit klarem Mehrwert.

Beispiel-Prompt:

Schreibe ein persönliches Anschreiben an einen Eigentümer, der seine Wohnung privat auf eBay Kleinanzeigen inseriert hat. Ich bin lokaler Makler in der Bodensee-Region mit 15 Jahren Erfahrung. Biete eine kostenlose Marktpreiseinschätzung an. Ton: respektvoll, zeige Verständnis dafür, dass viele erstmal selbst versuchen wollen.

Zwei Minuten statt zwanzig – und Sie können verschiedene Varianten für unterschiedliche Anlässe generieren.

Das Problem dabei: Sie sitzen immer noch manuell da. Für jede Anfrage, jedes Exposé, jede E-Mail. Stellen Sie sich stattdessen vor, diese Dinge passieren einfach – automatisch, im Hintergrund, den ganzen Tag.

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Was wirklich Zeit spart: KI-Automatisierung

Die folgenden fünf Lösungen gehen deutlich über „mal eben ChatGPT fragen" hinaus. Hier arbeiten KI-Modelle, Schnittstellen und automatisierte Workflows zusammen – Systeme, die einmal eingerichtet werden und dann selbständig laufen.

1. Anfragen automatisch beantworten und qualifizieren

Das Problem: Auf jede Anfrage über ImmoScout, Immowelt oder Ihre Website manuell antworten. Viele sind Standardfragen: „Noch verfügbar?", „Kann ich besichtigen?", „Was kostet die Provision?"

Die Automatisierung: Ein KI-Agent, der eingehende Anfragen liest, versteht und sofort individuell beantwortet. Nicht mit einer starren Vorlage, sondern angepasst an die konkrete Frage und das konkrete Objekt.

So funktioniert das in der Praxis:

Eine neue Anfrage kommt per E-Mail rein. Der Agent erkennt automatisch, um welches Objekt es geht, liest die Frage des Interessenten, und schickt innerhalb von Minuten eine personalisierte Antwort: mit den relevanten Objektdetails, dem nächsten Besichtigungstermin und einer freundlichen Einladung zum Gespräch.

Gleichzeitig bewertet der Agent den Interessenten: Ist es eine ernsthafte Anfrage oder nur ein flüchtiges „mal fragen"? Ernsthafte Leads werden priorisiert und direkt in Ihr CRM übertragen – mit allen relevanten Informationen.

Was das bringt: Sie beantworten nicht mehr 20 Anfragen am Tag manuell. Das System übernimmt die Erstreaktion in Echtzeit – auch abends, am Wochenende und im Urlaub. Sie kümmern sich nur noch um die qualifizierten Interessenten.

2. Exposés automatisch generieren, wenn ein neues Objekt angelegt wird

Das Problem: Für jedes neue Objekt müssen Sie den Exposé-Text schreiben, für verschiedene Portale anpassen und überall einstellen.

Die Automatisierung: Sobald Sie ein neues Objekt in Ihrem System anlegen – mit Eckdaten, Fotos und Lagebeschreibung – startet automatisch ein Workflow. Die KI generiert den vollständigen Exposé-Text, erstellt Kurzversionen für ImmoScout und Immowelt, formuliert einen Social-Media-Post und legt alles zur Freigabe vor.

So funktioniert das in der Praxis:

Sie pflegen die Objektdaten ein wie gewohnt. Im Hintergrund erkennt das System die neuen Daten, schickt sie an ein KI-Modell, das den Exposé-Text generiert – abgestimmt auf Ihre Tonalität und Ihren Schreibstil. Gleichzeitig werden Kurzfassungen für die Portale und ein Instagram-Post erstellt. Sie bekommen alles in einer Übersicht und geben mit einem Klick frei.

Was das bringt: Statt einer Stunde pro Objekt brauchen Sie fünf Minuten für die Freigabe. Und die Texte sind konsistent – immer im gleichen professionellen Stil.

3. Follow-ups automatisch verschicken – personalisiert, nicht generisch

Das Problem: Nach einer Besichtigung melden sich viele Interessenten nicht von selbst. Ein Follow-up innerhalb von 24 bis 48 Stunden erhöht die Abschlussquote deutlich – aber nach einem Samstag mit sechs Besichtigungen fehlt die Energie für sechs individuelle E-Mails.

Die Automatisierung: Ein System, das nach jeder Besichtigung automatisch personalisierte Follow-up-E-Mails verschickt. Nicht nach dem Gießkannen-Prinzip, sondern basierend auf den konkreten Notizen zur Besichtigung.

So funktioniert das in der Praxis:

Sie tragen nach der Besichtigung kurze Stichpunkte in Ihr System ein: „Frau Müller, sehr interessiert, hat nach Nebenkosten gefragt, Balkon war wichtig." Das reicht. Der Workflow nimmt diese Notizen, kombiniert sie mit den Objektdaten und generiert eine persönliche E-Mail, die klingt, als hätten Sie sich eine halbe Stunde Zeit genommen. Versand erfolgt automatisch am nächsten Morgen.

Reagiert der Interessent nicht, folgt nach einer Woche eine zweite Nachricht – mit leicht verändertem Ton, vielleicht einem Hinweis auf weitere Interessenten oder einem neuen Besichtigungstermin.

Was das bringt: Kein Interessent geht mehr verloren, weil Sie keine Zeit hatten. Und die E-Mails wirken persönlich, weil sie auf echten Notizen basieren – nicht auf einer Standard-Vorlage.

4. Marktberichte für Eigentümer automatisch erstellen

Das Problem: Eigentümer erwarten eine fundierte Markteinschätzung. Das bedeutet: Vergleichsobjekte recherchieren, Marktdaten zusammentragen, einen professionellen Bericht erstellen. Pro Objekt dauert das schnell zwei bis drei Stunden.

Die Automatisierung: Ein Workflow, der aus Ihren Objektdaten automatisch einen strukturierten Marktbericht generiert – mit Vergleichswerten, Lageanalyse und einer professionellen Aufbereitung als PDF.

So funktioniert das in der Praxis:

Sie geben die Eckdaten des Objekts ein: Typ, Größe, Baujahr, Lage, Zustand. Das System zieht automatisch Vergleichsdaten heran, erstellt eine Lageanalyse und generiert einen mehrseitigen Bericht im Design Ihres Büros – inklusive Grafiken, Karten und Ihrer Kontaktdaten. Der Bericht liegt als PDF bereit, den Sie direkt an den Eigentümer schicken können.

Was das bringt: Statt drei Stunden investieren Sie 15 Minuten – und der Bericht sieht professioneller aus als das, was die meisten Makler manuell zusammenstellen. Das beeindruckt Eigentümer und stärkt Ihre Position im Akquisegespräch.

5. Social Media auf Autopilot – mit Ihren Objekten und Ihrer Stimme

Das Problem: Regelmäßige Social-Media-Präsenz baut Vertrauen auf und bringt Anfragen. Aber wer hat Zeit, dreimal pro Woche Posts zu erstellen, zu designen und zu planen?

Die Automatisierung: Ein System, das automatisch Content aus Ihren aktuellen Objekten, Marktdaten und Branchenthemen generiert – in Ihrem Stil, in Ihrem Design, auf Ihren Kanälen.

So funktioniert das in der Praxis:

Wenn Sie ein neues Objekt einstellen, erstellt das System automatisch einen Vorschlags-Post mit Text und Bild-Idee. Dazwischen werden Tipps für Käufer und Verkäufer eingeplant, lokale Markt-Updates und Einblicke in Ihren Alltag. Alles wird in einem Redaktionsplan gesammelt. Sie schauen einmal pro Woche drüber, passen an was nötig ist und geben frei.

Was das bringt: Konsistente Präsenz auf Social Media ohne den wöchentlichen Zeitaufwand. Ihre Kanäle wirken professionell und aktuell – was wiederum Eigentümer überzeugt, wenn sie nach einem Makler suchen.

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Warum Datenschutz für Makler besonders wichtig ist

Als Immobilienmakler arbeiten Sie mit hochsensiblen Daten: Kaufpreise, Finanzierungssituationen, persönliche Lebensumstände. Wenn diese Daten durch eine KI-Automatisierung fließen, muss die Sicherheit stimmen.

Das Problem mit Cloud-Lösungen: Bei den meisten KI-Tools werden Ihre Daten über Server in den USA verarbeitet. Für allgemeine Texte mag das akzeptabel sein. Aber sobald echte Kundendaten im Spiel sind – Namen, Adressen, Finanzdaten – wird es kritisch.

Die Lösung: Lokale KI-Modelle. Die Automatisierungen, die ich oben beschrieben habe, lassen sich auch mit KI-Modellen umsetzen, die komplett auf Ihrer eigenen Infrastruktur laufen. Keine Daten verlassen Ihr Netzwerk. Keine Cloud, kein Drittanbieter, der Zugriff auf Ihre Kundendaten hat.

Die Leistung dieser lokalen Modelle hat sich in den letzten Monaten enorm verbessert. Für Exposé-Texte, E-Mail-Antworten und Berichterstellung reichen sie vollkommen aus – und Sie sind auf der sicheren Seite, was DSGVO und den EU AI Act betrifft.

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Der Unterschied: Selbst machen vs. richtig automatisieren

Lassen Sie mich ehrlich sein: Einen ChatGPT-Prompt eintippen kann jeder. Das braucht keinen Berater.

Was nicht jeder kann: Ein System aufsetzen, in dem diese Dinge automatisch passieren. In dem Anfragen erkannt, verstanden und beantwortet werden, ohne dass Sie eingreifen müssen. In dem Exposés, Follow-ups und Reports im Hintergrund entstehen. In dem Ihre Kundendaten sicher bleiben, weil alles lokal läuft.

Das ist der Unterschied zwischen „KI nutzen" und „KI arbeiten lassen."

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Sie möchten Ihr Maklerbüro automatisieren?

Ich helfe Immobilienmaklern und Hausverwaltungen in der Region Bodensee dabei, KI-Automatisierungen einzurichten, die wirklich funktionieren – sicher, DSGVO-konform und auf Ihre Arbeitsweise zugeschnitten.

In einem kostenlosen Erstgespräch klären wir:

• Welche Ihrer Prozesse sich am besten automatisieren lassen
• Ob eine Cloud-Lösung reicht oder ein lokales Setup sinnvoller ist
• Was realistisch umsetzbar ist und was es kostet

Kein Verkaufsgespräch. Sondern eine ehrliche Einschätzung, ob und wo KI-Automatisierung für Ihr Büro Sinn macht.