ChatGPT & Claude für Handwerker, Dienstleister & KMUs – 10 sofort umsetzbare Anwendungen

Sie haben von ChatGPT und Claude gehört, aber wissen nicht, wie Sie die Tools konkret in Ihrem Arbeitsalltag einsetzen können? Dieser Artikel zeigt Ihnen 10 praktische Anwendungen, die Sie heute noch umsetzen können – mit konkreten Beispielen und Prompts zum Kopieren.

Warum ChatGPT und Claude?

Kurz zur Einordnung: ChatGPT (von OpenAI) und Claude (von Anthropic) sind die beiden führenden KI-Assistenten. Beide verstehen natürliche Sprache, können Texte schreiben, analysieren und Fragen beantworten.

ChatGPT ist der Platzhirsch mit den meisten Nutzern und Integrationen. Claude glänzt besonders bei längeren Texten und komplexeren Aufgaben. Für die meisten Anwendungen in diesem Artikel funktionieren beide hervorragend – probieren Sie einfach aus, welcher Ihnen besser liegt.

Die kostenlose Version reicht für den Einstieg. Wenn Sie intensiver arbeiten, lohnen sich die Pro-Versionen (ca. 20€/Monat).

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1. Angebote und Kostenvoranschläge formulieren

Das Problem: Sie haben die Kalkulation fertig, aber das Anschreiben und die professionelle Formulierung kosten Zeit.

Die Lösung: Geben Sie Ihre Stichpunkte ein und lassen Sie die KI ein professionelles Angebot formulieren.

Prompt zum Kopieren:

Ich bin [Ihr Gewerk/Ihre Branche] und muss ein Angebot schreiben.

Kunde: [Name]
Projekt: [kurze Beschreibung]
Leistungen:
- [Leistung 1]: [Preis]
- [Leistung 2]: [Preis]
- [Leistung 3]: [Preis]

Gesamtsumme: [Betrag] netto zzgl. MwSt.
Gültigkeit: 4 Wochen

Schreibe ein professionelles, freundliches Angebot.
Betone [Qualität/schnelle Ausführung/langjährige Erfahrung].

Beispiel für einen Malerbetrieb:

Ich bin Malermeister und muss ein Angebot schreiben.

Kunde: Familie Müller
Projekt: Renovierung Wohnzimmer und Flur
Leistungen:
- Wände spachteln und schleifen: 450€
- Decken und Wände streichen (2x Anstrich, weiß): 680€
- Türrahmen lackieren (3 Stück): 270€
- Material (Farbe, Spachtel, Abdeckung): 180€

Gesamtsumme: 1.580€ netto zzgl. MwSt.
Gültigkeit: 4 Wochen
Ausführungszeitraum: KW 12

Schreibe ein professionelles, freundliches Angebot.
Betone saubere Arbeit und termingerechte Ausführung.

Zeitersparnis: 15-20 Minuten pro Angebot

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2. Kundenanfragen professionell beantworten

Das Problem: Kunden schreiben E-Mails mit Fragen, Beschwerden oder Terminwünschen. Jede Antwort kostet Zeit und Konzentration.

Die Lösung: Kopieren Sie die Kundenmail in die KI und lassen Sie sich eine Antwort vorschlagen.

Prompt zum Kopieren:

Ich habe folgende Kundenanfrage erhalten:

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[Kundenmail hier einfügen]
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Schreibe eine freundliche, professionelle Antwort.
[Optional: Wir können den Termin am X anbieten / Wir müssen leider absagen weil... / Der Preis für diese Leistung liegt bei...]
Tonalität: freundlich aber professionell, nicht zu förmlich.

Besonders hilfreich bei:

• Beschwerden (sachlich bleiben fällt leichter, wenn die KI den ersten Entwurf macht)
• Komplexen Anfragen mit mehreren Fragen
• Absagen (die niemand gerne schreibt)
• Fremdsprachigen Anfragen

Zeitersparnis: 5-10 Minuten pro E-Mail

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3. Stellenanzeigen und Mitarbeitersuche

Das Problem: Gute Stellenanzeigen zu schreiben ist schwer. Zu trocken lockt niemanden, zu locker wirkt unprofessionell.

Die Lösung: Beschreiben Sie die Stelle und Ihr Unternehmen, die KI formuliert eine ansprechende Anzeige.

Prompt zum Kopieren:

Schreibe eine Stellenanzeige für mein Unternehmen.

Unternehmen: [Name], [Branche], [Standort]
Unternehmensgröße: [X Mitarbeiter]
Was uns ausmacht: [z.B. familiäres Team, moderne Ausstattung, gute Bezahlung]

Stelle: [Jobtitel]
Aufgaben: [Stichpunkte]
Anforderungen: [Stichpunkte]
Wir bieten: [Stichpunkte]

Die Anzeige soll authentisch klingen, nicht wie aus dem Konzern.
Zielgruppe sind [erfahrene Fachkräfte / Berufseinsteiger / Quereinsteiger].

Tipp: Lassen Sie sich von Claude auch Ideen geben, wo Sie die Anzeige veröffentlichen sollten und welche Benefits in Ihrer Branche besonders gefragt sind.

Zeitersparnis: 30-45 Minuten pro Stellenanzeige

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4. Social Media Posts erstellen

Das Problem: Sie wissen, dass Sie auf Instagram oder Facebook präsent sein sollten, aber Ihnen fehlen die Ideen und die Zeit zum Formulieren.

Die Lösung: Lassen Sie sich regelmäßig Content-Ideen und fertige Posts generieren.

Prompt zum Kopieren:

Ich bin [Branche] in [Stadt/Region] und brauche Social Media Posts.

Erstelle 5 Posts für [Instagram/Facebook/LinkedIn]:
1. Ein Post, der eine aktuelle Arbeit zeigt (ich liefere das Foto)
2. Ein Tipp für Kunden aus meinem Fachgebiet
3. Ein Einblick hinter die Kulissen / ins Team
4. Ein saisonales Thema [z.B. Frühjahrscheck, Wintervorbereitung]
5. Ein Post, der zur Kontaktaufnahme animiert

Schreibe kurze, authentische Texte. Keine Marketing-Floskeln.
Füge passende Emoji hinzu, aber nicht übertreiben.
Schlage Hashtags vor.

Beispiel-Output für einen Elektriker:

Post 1 (zur Arbeit): "Smart Home nachrüsten – auch im Altbau! 🏠💡 Diese Woche haben wir bei Familie K. in Singen die komplette Beleuchtung auf KNX umgestellt. Jetzt lässt sich alles per App steuern – und der Stromverbrauch ist auch gleich um 30% gesunken. Interesse? Link in Bio! #Elektriker #SmartHome #Singen #Bodensee"

Zeitersparnis: 1-2 Stunden pro Woche

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5. Protokolle und Dokumentation

Das Problem: Nach Kundenterminen, Baubesprechungen oder Team-Meetings müssen Sie dokumentieren, was besprochen wurde. Das macht keiner gerne.

Die Lösung: Machen Sie sich Stichpunkte (oder nutzen Sie eine Sprachaufnahme) und lassen Sie die KI ein sauberes Protokoll erstellen.

Prompt zum Kopieren:

Erstelle ein Protokoll aus folgenden Notizen:

Termin: [Datum, Uhrzeit]
Teilnehmer: [Namen]
Thema: [Betreff]

Meine Notizen:
- [Stichpunkt 1]
- [Stichpunkt 2]
- [Stichpunkt 3]
- [beschlossene Maßnahmen]
- [offene Punkte]
- [nächster Termin]

Formatiere als übersichtliches Protokoll mit Datum, Teilnehmern,
besprochenen Punkten, Beschlüssen und nächsten Schritten.

Profi-Tipp: Wenn Sie Ihre Besprechungen mit dem Handy aufnehmen (mit Einverständnis!), können Sie die Aufnahme transkribieren lassen und dann von der KI zusammenfassen lassen. Claude kann besonders gut mit langen Texten umgehen.

Zeitersparnis: 15-30 Minuten pro Protokoll

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6. Reklamationen und schwierige Situationen

Das Problem: Ein Kunde ist unzufrieden. Sie müssen reagieren – sachlich, professionell, ohne sich alles gefallen zu lassen.

Die Lösung: Lassen Sie die KI einen ersten Entwurf schreiben. Das nimmt die Emotion raus und gibt Ihnen eine professionelle Basis.

Prompt zum Kopieren:

Ich habe eine Kundenbeschwerde erhalten und muss antworten.

Situation: [Was ist passiert?]
Beschwerde des Kunden: [Was wirft er vor?]
Meine Sicht: [Was ist tatsächlich passiert?]
Was ich anbieten kann/will: [Nachbesserung / Preisnachlass / nichts, weil unberechtigt]

Schreibe eine professionelle Antwort, die:
- die Beschwerde ernst nimmt
- sachlich meine Position darstellt
- [eine Lösung anbietet / erklärt, warum kein Anspruch besteht]
- die Kundenbeziehung möglichst erhält

Ton: sachlich, nicht unterwürfig, aber auch nicht konfrontativ.

Wichtig: Geben Sie keine echten Kundennamen oder sensible Details ein, wenn Sie Cloud-basierte Tools nutzen. Anonymisieren Sie oder nutzen Sie Platzhalter.

Zeitersparnis: 20-30 Minuten (plus weniger Stress)

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7. Checklisten und Arbeitsanweisungen

Das Problem: Sie haben Prozesse im Kopf, aber nichts dokumentiert. Neue Mitarbeiter müssen alles mündlich lernen.

Die Lösung: Beschreiben Sie einen Prozess grob, die KI macht eine strukturierte Checkliste daraus.

Prompt zum Kopieren:

Erstelle eine Checkliste für folgenden Arbeitsablauf:

Prozess: [z.B. Baustelle einrichten / Kundentermin vorbereiten / Fahrzeug beladen]

So läuft es ungefähr ab:
[Beschreiben Sie in Ihren Worten, was gemacht werden muss]

Erstelle eine übersichtliche Checkliste mit:
- Klaren Schritten zum Abhaken
- Benötigtem Material/Werkzeug
- Wichtigen Hinweisen (Sicherheit, häufige Fehler)

Die Checkliste soll auch für neue Mitarbeiter verständlich sein.

Beispiel-Output für einen SHK-Betrieb (Heizungswartung):

✅ Checkliste: Heizungswartung Gastherme

Vorbereitung (im Büro):

• Kundendaten und Anfahrt prüfen
• Letzten Wartungsbericht lesen
• Ersatzteile laut Gerätetyp einpacken

Material:

• Messgerät (Abgas)
• Dichtungen (Standardgrößen)
• Brennerdüsen (passend zum Gerätetyp)
• Reinigungswerkzeug
• Protokollblock

Durchführung:

• Anlage ausschalten und abkühlen lassen
• Brenner ausbauen und reinigen
• Elektroden prüfen / ggf. tauschen
• Abgasmessung durchführen
• Dichtungen prüfen / tauschen
• Wasserdruck kontrollieren (1,5-2 bar)
• Funktionstest durchführen

Abschluss:

• Protokoll ausfüllen und unterschreiben lassen
• Nächsten Wartungstermin ansprechen
• Arbeitsbereich sauber hinterlassen

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8. Kalkulation und Preisfindung

Das Problem: Sie wissen nicht, ob Ihr Preis marktgerecht ist, oder Sie brauchen Argumente für Preisverhandlungen.

Die Lösung: Nutzen Sie die KI als Sparringspartner für Ihre Kalkulation und Argumentation.

Prompt zum Kopieren:

Ich bin [Branche] und muss einen Preis kalkulieren/argumentieren.

Leistung: [Was genau?]
Mein geplanter Preis: [Betrag]
Zeitaufwand: [Stunden]
Materialkosten: [Betrag]

Der Kunde [vergleicht mit günstigeren Anbietern / fragt nach Rabatt /
versteht den Preis nicht].

Hilf mir:
1. Zu prüfen, ob mein Preis realistisch ist
2. Argumente für den Preis zu finden
3. Eine professionelle Antwort auf die Preisdiskussion zu formulieren

Zusätzlicher Prompt für Marktrecherche:

Was sind typische Stundensätze für [Gewerk] in [Region] im Jahr 2026?
Welche Faktoren rechtfertigen höhere Preise?
Wie argumentiere ich Qualität gegenüber Billiganbietern?

Zeitersparnis: Schwer zu beziffern – aber bessere Preise = mehr Gewinn

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9. Vertragstexte und AGB verstehen

Das Problem: Sie bekommen einen Vertrag vorgelegt und verstehen nicht alles. Für jeden Anwalt fehlt Zeit und Geld.

Die Lösung: Lassen Sie die KI den Vertrag zusammenfassen und auf kritische Punkte hinweisen.

Prompt zum Kopieren:

Ich habe folgenden Vertrag/AGB erhalten und möchte ihn verstehen:

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[Vertragstext einfügen]
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Bitte:
1. Fasse die wichtigsten Punkte in einfacher Sprache zusammen
2. Markiere Klauseln, die für mich als [Auftragnehmer/Auftraggeber]
   nachteilig sein könnten
3. Erkläre Fachbegriffe, die ich als Laie nicht verstehen würde
4. Gibt es Punkte, bei denen ich nachverhandeln sollte?

Hinweis: Das ersetzt keine Rechtsberatung, ich möchte nur einen
ersten Überblick.

Wichtig: KI ersetzt keinen Anwalt! Bei wichtigen Verträgen sollten Sie immer professionellen Rat einholen. Aber für einen ersten Überblick und um die richtigen Fragen zu stellen, ist das Gold wert.

Achtung Datenschutz: Laden Sie keine Verträge mit sensiblen Daten in Cloud-Tools hoch. Anonymisieren Sie Namen und Beträge oder nutzen Sie lokale KI-Lösungen.

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10. Weiterbildung und Fachwissen

Das Problem: Sie stoßen auf ein Thema, bei dem Sie nicht sicher sind. Früher hätte man Kollegen gefragt oder stundenlang recherchiert.

Die Lösung: Fragen Sie die KI – sie erklärt geduldig und ohne dass Sie sich eine Blöße geben müssen.

Prompt zum Kopieren:

Erkläre mir [Thema] so, dass ich es als [Praktiker/Handwerker/
Nicht-Techniker] verstehe.

Kontext: [Warum fragen Sie? Was ist die konkrete Situation?]

Ich brauche:
- Eine einfache Erklärung ohne Fachchinesisch
- Praktische Beispiele
- Was ich konkret beachten muss

Beispiele:

• "Erkläre mir die neue Förderung für Wärmepumpen 2026 so, dass ich sie meinen Kunden erklären kann."
• "Was muss ich als Handwerker über den EU AI Act wissen?"
• "Wie funktioniert eine Wallbox-Installation und was muss ich als Elektriker beachten?"
• "Erkläre mir die DSGVO-Anforderungen für Kundendaten in meinem Handwerksbetrieb."

Bonus: Claude und ChatGPT können auch als Lernpartner fungieren. Lassen Sie sich Fragen stellen, um Ihr Wissen zu testen, oder bitten Sie um Übungsaufgaben.

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Fazit: Einfach anfangen

Sie müssen nicht alle 10 Anwendungen gleichzeitig umsetzen. Suchen Sie sich EINE aus, die zu Ihrem Arbeitsalltag passt, und probieren Sie sie eine Woche lang konsequent aus.

Die drei besten Einstiegspunkte:

1. Wenn Sie viel schreiben: Starten Sie mit Angeboten und E-Mails (#1 und #2)
2. Wenn Sie Mitarbeiter suchen: Starten Sie mit Stellenanzeigen und Social Media (#3 und #4)
3. Wenn Sie Prozesse verbessern wollen: Starten Sie mit Checklisten (#7)

Der wichtigste Schritt ist der erste. Die KI wird nicht perfekt sein – aber sie wird Ihnen Zeit sparen. Und mit jeder Nutzung lernen Sie, bessere Ergebnisse zu bekommen.

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Dieser Artikel kratzt nur an der Oberfläche. Mit der richtigen Strategie können Sie noch viel mehr Zeit sparen – von automatisierten Workflows bis hin zu KI-Assistenten, die Ihre individuellen Unternehmensdaten kennen.

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